PENDAHULUAN
1. Manusia adalah dikatakan sebagai “ social animal “. Semenjak tamadun manusia di muka bumi ini , manusia tidak dapat hidup dengan sendiri . Dari itu , menerusi naluri [instinct] , manusia hidup secara berkelumpuk atau berkumpulan dan saling bergantung antara satu sama lain hidup [survival] .Oleh kerana manusia hidup secara berkelumpuk atau berkumpulan , secara tidak langsung wujud satu sistem pengurusan walaupun sistem pengurusan tersebut ditadbir secara longgar . Dengan peredaran masa , kelumpuk atau kumpulan manusia tersebut kian berkembang dan menjadi lebih besar dan cara pengurusan juga berubah menjadi lebih kompleks lagi .
2. Sejak akhir akhir ini peranan pengurusan di dalam sesuatu organisasi telah berkembang pesat dan menjadi lebih kompleks sejajar dengan perkembangan organisasi itu sendiri . Dalam pada itu tugas-tugas dan fungsi pegurus moden juga berkembang seimbang dengan kehendak sesuatu organisasi dan ahli-ahli di dalamnya dan juga bagi menghadapi eskpetasi masyarakat umum . Lebih besar sesebuah organisasi itu lebih kompleks dan mencabar sistem pengurusannya . Organisasi adalah langkah pertama unutk menggerakkan sesuatu rancangan itu supaya menjadi “ action “ atau tindakan yang berkesan bagi mencapai sesuatu ojektif atau matlamat . Sesuatu rancangan hanya akan menjadi khayalan atau impian sahaja jika tidak diimplimentasikan . Untuk mengimplimentasikan sesuatu rancangan melalui seusuatu organisasi memerlukan perancangan yang sisitematik dan teratur mengikut kehendak dan ciri-ciri sesebuah organisasi itu sendiri . Samada sesebuah organisasi itu kecik atau besar , organisasi itu perlu mengikuti lunas-lunas pengurusan yang sisitematik bagi kemajun organisasi itu sendiri .
OBJEKTIF
3. Tajukkertas kajian ini adalah Organisasi dan Fungsinya yang mana ojektifnya kajian adalah untuk mengenalpasti dan memberi satu gambaran dan kesedaran yang meluas mengenai Organisasi dan Fungsinya .Peranan yang dimainkan oleh setiap individu di dalam sesebuah organisasi itu adalah lebih terperinci bagi menghadapi ekspetasi organisasi itu demi mencapai apa-apa maklumat yang ditentukan organisasinya serta mengikut lunas-lunas fungsi-fungsinya yang dibentuk oleh sesebuah organisasi itu .
SKOP
4. Skop kertas kerja ini antara lain ialah :
· Definisi Organisasi
· Definisi Carta Organisasi
· Konsep Organiasasi
· Ciri Organisasi
DEFINISI ORGANISASI
5. Organisasi bolehlah diertikan sebagai :-
i) Satu unit sosial yang terdiri daripada manusia yang bekerjasam bagi mencapai matlamat individu , kumpulan dan organisasi .
ii) Satu penyelarasan yang rasional aktiviti-aktiviti manusia untuk mecipta matlamat dan tujuan bersama melalui pembahagian dan fungsi buruh dengan melalui peringkat-peringkat kuasa dan tanggungjawab.
6. Dalam sesebuah organisasi elemen-elemen yang berikut perlu ada :-
i) Organisasi sebangai satu unit sosial . Dengan itu perkataan ianya disusun dalam satu bentuk struktur tersebut dan diberi peranan dan kuasa tertentu mengikut kedudukan masing-masin dalm organisasi tersebut.
ii) Penyatuan usaha dan hubungan di antara seseorang individu dengan
individu yang lain .
iii) Organisasi adalah merupakan sebagai satu sistem yang mepunyai
manusia dan perancangan.
iv) Penyatuan manusia mempunyai pemikiran mengenai matlamat carta
perancangan yang dikenalpasti.
v) Sistem serta sruktur yang direka dan disusun begitu rupa adalah
bertujuan mencapai objektif dan matlamat yang diharapkan.
DEFINISI CARTA ORGANISASI
7. Carta Organisasi tidak mempunyai definisi yang khusus . Namun demikian ianya bolehlah ditakrifkan atau diertikan sebagai :-
“ Satu bentuk rajah grafik yang menunjukkan struktur susunan , kedudukan tempat atau posisi seseorang individu di dakam sesuatu irganisasi selaras dengan bidang kuasa ( authority) , tugas dan tanggungjawabnya. “
8. Carta Organisasi bukan sekadar bertujuan memaparkan bagaimana sesebuah organisasi itu perlu ditadbirkan mengikut struktur operasi organisasi itu tetapi carta itu oerkulah menggariskan dengan jelas bidang tanggungjawab tiap-tiap anggota organisasi itu. Setiap individu itu perlulah diberikan peranan yang khusus supaya tidak berlaku pertindihan tugas dan kekliruan yang akan menghalang dan mejejaskan kelicinan perjalanan organisasi itu.
KONSEP ORGANISASI
9. Salah satu sifat dan tabiat semulajadi manusia ialah hidup berkelumpuk , yakni membentuk organisasi. Setiap organisasi mampu dan mempunyai matlamat tertentu yang ingin dicapai bersama. Setiap organisasi mempunyai tugas tertentu , sesuai dengan matlamat yang ingin dicapai. Setiap organisasi dan anggota-anggotanya menggunakan alat dan teknik yang tertentu , di dalam usaha mencapai matlamat itu . Semua itu akan menghasilkan sesuatu yang akan memberi faedah kepada organisasi dan anggotanya. Oleh itu jelaslah bahawa tersirat di dalam organisasi itu satu konsep yang melibatkan interaksi di antara
i) manusia
ii) Alat-alat ( teknologi )
iii) Kaedah-kaedah ( Cara-cara )
iv) Alam sekitar ( Environment )
10. Di dalam kenyataan dan pendapat ini seorang pakar yang bernama PRESTHUS mengemukakan definisi konsep Organisasi :-
Organization is cefined as a system of structural interpersonel relation …… individuals are differentiated in terms of authority , status , and role with result that personel interactian is prescribed … Anticepated reactions tend ti occur , ehile ambiguity and spontaneisity are decreased .
DUA ASPEK ORGANISASI
11. Konsep Organisasi ini dapat difahami dengan lebih jelas jika dilihat daru dua aspek yang utama seperti berikut :
i) Aspek Fizikal
ii) Aspek Manusia
Aspek Fizikal mengandungi antara lain perkara-perkara seperti tempat
(lokasi. bangunan, institusi) alat-alat ( mesin , meja , kerusi , alat-alat perabot dab keperluan lain). Alam sekitar m budaya sistem masyarakan dan nilai-nilai hidup seharian, struktur, carta organisasi , bahagian-bahagian dan bidang kerja serta tugas ,
Aspek Manusia mengandungi antara lain ialah cara perhubungan ( komunikasi) , corak kepimpinan , kemahiran dan pendidikan , latihan , jenis-jenis kerja (lelaki , perempuan kumpulan etnik dan sebagainya ) Sistem nilai , budaya dan ideologi termasuk kepercayaan sera agama yang dianutinya.
BUDAYA ORGANISASI DAN ETIKA KETIKA KERJA
12. Persoalan di atas membawa kita kepada satu perkara yang penting dan sering diabaikan , iaitu mengenai suasana organisasi , yang selalu disebut-sebut sebagai Budaya Organisasi dan etika kerja . Suasana ini tidak hanya bersifat lahiriah, terlibat dalam susunan kerusi , meja , pasu-pasu bunga , langsir dan gambar lukisan , tetapi jauh dari itu ia terserlah dalam apa yangdisebut adab di dalam organisasi , yakni perkara –perkara seperti kesentunan anggota organisasi , kejujuran dan keikhlasan tegur sapanya , kesediaan untuk membantu , komitmen kepada jani , perasaan kepada mutu atau penghasilan kerja dan sebagainya yang barangkali dapat disimpulkan dengan sepatah kata bahawa organisasi itu ada ‘ standard ‘ .
13. Bagi menentukan standard dan memastikan itudiketahui serta difahami oleh anggota –anggota organisasi dengan komitmen untuk mencapainya adalah tugas pemimpin organisasi yang penting jika standarrd tidak diketahui dengan jelas dan tidak difahami dan tidak ditekan pencapaiannya , makan setiap orang akan berada di dalam kekaburan dan ini akan menghalang produktiviti . Warab Benis memberkan empat strategi untuk dilaksanakan bagi menentukan apa yang dimaksudkan dengan standard di sini dapai dicapai :-
i) Attention through vision
ii) Meaning through communication
iii) Trust through positioning
iv) The deployment of self through positive self-regard.
14. Maksud empat strategi itu ialah pemimpin harus mempunyai visi yang jelas dan ini harus disampaikankepada anggota organisasi , yang kemudiannya dipercayai dapat merealisasikan dalam melaksanakan tugas yang diberkan, akhirnya si pemimpin haris kreatif dan bersedia belajar serta sentiasa memperbaiki kemiran dan menanhkan ilmunya.
CIRI-CIRI ORGANISASI
Objektif dan Matlamat
15. Setiap organisasi yang ditubuhkan mestilah mempunyai objektif dan matlamat . Tanpa objektif dan matlamat itu , sesebuah organisasi itu sudah pasti tidak akan dapat mengenalpasti apakah yang ingin dicapai. Setelah objektif dan matlamat dikenalpasti , barulah sesebuah organisasi itu dapat menentuk dengan apa yang ingin dicapai . Contoh , PDRM yang mempunyai objektifnya seperti terkandung dalam Seksyen 3(3) Akta Polis 1967 yakni :-
i) Memelihara keutuhan undang-undang dan ketenteraman;
ii) Menjaga keaman dan keselamatan negara;
iii) Mencegah dan mengesan jenayah;
iv) Menangkap dan mendakwa penjenayah ;
v) Mengutip , mengumpul dan menilsi risikan-risikan mengenai ancaman terhadap keselamatan negara.
16. Manakala matlamatnya pula ialah mewujudkan ketenteraman dalam masyarakat yakni menyediakan satu keadaan aman damai dan harmoni di kalangan masyarakat negara ini. Dengan adanya objektif dan matlamat tersebut, barulah sesuatu strategi dapat diatur dengan berkesan bagi mencapai matlamat sesebuah organisasi itu.
Struktur Organisasi
17. Struktur organisasi dalam sesebuah organisasi adalah penting agar peyelarasan dapat dibuat dengan teratur untuk mencapai matlamat organisasi . Penyusunan ini termasuklah aspek-aspek mengatur kerja untuk kakitangan ,mengadakan bahagian , mewujudkan pertalian kuasa di antara peringkat-peringkat pengurusan serta membina pendekatan untuk penyelaras yang berkenaan.
Carta Organisasi
18. Bentuk struktur organisasi dalam kebanyakan organisasi adalah terlalu kompleks untuk difahami . Bagi mengatasi masalah ini, carta organisasi digunakan untuk menejelaskan sistem atau susunan pengorganisasian dalam sesebuah organisasi . Cara organisasi merupakan gambarajah yang menunjukkan fungsi-fungsi jabatan , unit-unit , atau individu-individu dan bagaimana mereka berkait antara satu sama dengan lain .Unit –unit yang berasingan ditunjukkan dalam kotak-kotak segiempat yang berasingan. Kotak-kotak ini pula terus dihubungkan antara satu sama lain menggunakan garisan terus . Garisan ini juga dapat menunjukkan rantaian perintah dan saluran rasmi komunikasi antara unit dalam organisasi.
Secara umumnya carta organisasi dapat menunjukkan lima aspek pengurusan berikut:
a) Pembahagian Kerja
b) Hubungan ketua-pekerja bawahan
c) Jenis kerja yang dijalankan
d) Pengumpulan bahagian-bahagian kerja
e) Tingkat pengurusan
19. Secara umumnya carta organisasi diterima oleh kebanyakan organisasi sebagai sesuatu yang berguna dan boleh membantu organisasi tetapi tidak semua pakar pengurusan yang bersetuju .Misalnya, Robert Townsend , bekas Presiden Syarikat Avis , sebuah syarikat kereta sewa terbesar di Amerika Syarikat pernah menyuarakan bahawa carta organisasi boleh menurunkan moral para pekerja kerana mereka merasakan semua autoriti dan kebolehan adalah terletak kepada pihak pengurusan atas sahaja seperti yang ditunjukkan di dalam carta organisasi.
Pengurusan
20. Pengurusan dalam sesebuah organisasi adalah amat penting bagi menentukan pencapaian matlamat dan kejayaan sesebuah organisasi itu . Dengan adanya pengurusan atau pengetahuan menjalankan fungsi dengan berkesan , sesebuah organisasi itu dapat berjalan dengan teratur dan sempurna ke arah mencapai matlamatnya . Sebagai contohnya , organisasi-organisasi seperti PERWAJA di Terengganu , INTEL – sebuah organisasi elektronik di Pulau Pinang , MAS dan sebagainya telah menunjukkan kejayaan yang mebanggakan hasil pengurusan yang cekap dan efektif.
Identiti Organisasi
21. Sesebuah organisasi yang dibentuk itu melambangkan penguatkuasa utama undang-undang negara ini. Selain daripada itu , warna, logo , bangunan organisasi dan sebagainya juga melambangkan identiti sesebuah organisasi itu. Universiti pula melambangkan tempat untuk menimba ilmu , penyelidikan dan institusi yang memberi perkhidmatan kepada masyarakat , Oleh kerana identiti di antara satu organisasi dengan satu organisasi adalah berbeza , maka fungsi , objektif dan matlamatnya juga berbeza beza.
Hierarki/Tingkatan Authoriti
22. Dalam sebuah organisasi terdapatnya hierarki atau tingkatan authoriti . Dalam tingkat hierarki authoriti itu ada pengurus atau pengurus yang bertanggungjawab kepada authoriti yang lebih tinggi lagi.
TINGKAT PENGUUSAN
Ketua
Eksekutif
Pengurus-Pengurus
Bahagian
Penyelia
Atasan ( Eksekutif)
23. Membuat permulangan jangaka panjang .Menetapkan matlamat-matlamat/menentukan ia tercapai mengikut tujuan organisasi ,Perhubungan awam. Membuat Dasar, Menganalisa perkara-perkara yang berlaku di persekitaran luaran supaya organisasi itu dapat menyesuaikan diri kepada perubahan-perubahan yang berlaku.
Pengurusan Pertengahan
24. Menyelaras dan menyatupadukan aktiviti-aktiviti bahagian untuk mencapai matlamat Pengawalan kerja-kerja.
Pengurusan Bawahan
25. Penyelia , formen dan ketua kumpulan . Mereka mengawasi pekerjaanharian di bahagian operasi seperti bahagian pengeluaran supaya pengeluaran/ tugas mengikut perancangan seperti Inspektor Kawasan , Ketua Polis Balai dan sebagainya.
Pembahagian dan Pengkhususan Kerja
26. Di dalam sesebuah organisasi terdapat pembahagian serta pengkhususan berdasarkan jenis pekerjaan dan bahagian bahagian yang mewujudkan
bahagian-bahagian kredit , pinjaman dan pentadbiran yang mana bahagian
pentadbiran terdapat unit-unit seperti pengurusan personel, perhubungan
awam , pemasaran dan sebagainya.
Menentukan Organisasi Berjalan Dengan Betul Dan Teratur
27. Bagi menentukan organisasi beroperasi dengan betul dan teratur seperti objektif , matlamat dan strategi-strateginya , ia memerlukan sistem pengurusan, penyelarasan dan pengawalan ke atas perjalanan aktiviti. Dengan demikian di dalam sesebuah oorganisasi , peraturan , dasar perancangan , prosedur dan sistem hubiungan hendaklah dijelaskan kepada kakitangan dengan jelas dan nyata seperti BTKPN dalan PDRM dan Manual Prosedur Kerja dalam organisasi-organisasi swasta. Kesemua ciri-ciri yang dinyatakan di atas tidak digambarkan dalam carta organisasi sesebuah organisasi yang mana ciri-ciri tersebut dan kecekapan sesebuah organisasi ke arah objektif dan matlamatnya. Ini adalah bergantung kepada sejauh mana ciri-ciri itu diselenggarakan , disusun dan diamalkan.
PENGURUSAN ORGANISASI
28. Pengurusan merupakan pusat yang paling pentng dalam organisasi yang akan menentukan kejayaan sesebuah organisasi yakni untuk mencapai tujuan dan matlamatyang dirancangkan . Bagi membtukan pencapaian matlamat dan kejayaan organisasi, Fungsi-fungsi pengurusan inilah yang menggerakkan sesebuah organisasi it. Yang dikatakan sebagai fungsi-fungsi pengurusan itu ialah.
Merancang
29. Fungsi merancang mempersoalkan bagaimanakah atau dengan cara apakah tenaga manusia dapat digunakan dengan sebaik mungkin dan yang akan membawa faedah serta manfaat , keuntungan serta kejayaan , perkembangan dan kemajuan kepada sesuatu organasasi itu .
30. Merancang itu akan menentukan arah ke manakah yang akan dituju ? Ia juga mempersoalkan tentang jangkamasa sebaik-baiknya setiap sumber tadi di peralat dan digunakan demi untuk kemajuan dan kebaikan organisasi itu.
Menubuh/Mengatur Dan Menyusun
31. Fungsi menubuh atau mengatur , menyusun , membentuk , mengorganisasikan perarakan dan sebagainya sudah tentunya memerlukan usaha-usaha penelitian tentnang rupa bentuk penyusunya dari segi apakah peranan setiap individu yang berkenaan . Fungsi ini juga akan turut melibatkan perancangan tentang kerpeluan-keperluan tea\naga manusia , wang, alat-alat kelengkapan demi untuk membentuk atau menubuhkan kumpulan pengurusan yang baik ,berkebolehan yang berupaya serta cekap bagi melaksanakan peranannya sebagai satu badan atau kumpulan . Contoh seumpama ini boleh diambil dari usaha-usaha menubuhkan kakitangan pejabat untuk mengendalikan tugas-tugas harian di pejabat , bagi anggota-anggota Balai Polis dan sebagainya.
Menyelaras
32. Fungsi menyelaras pula minitikberatkan kepentingan perhubungan antara satu bahagian atau cawangan dengan yang lain yang mempunyai kaitan serta matlamat yang sama dengan tujuan supaya setiap pihak yang berkenaan akan mengetahui peranan serta tugas masing-masing. Fungsi ini amatlah mustahak demi untuk mewujudkan persefahaman menerusi berbagai corak perhubungan dalam konteks kemanusiaan atau dengan erti kata yang lain , hubungan komunikasi yang berkesan.
Pengawalan
33. Fungsi pengawalan adalah perlu bagi tujuan menentukan supaya apa yang dirancangkan pada peringkat awalan sesuatu projek itu dapat dilaksanakan mengikut jadual , mengawal penggunaan masa , tenaga , wang dan pentadbirannya secara ekonomi , teratur dan sempurna ke arah mencapai kejayaan dari segi matlamat yang ditujui atau yang telah ditetapkan oleh organisasi itu.
34. Tanpa pengawalan akan mengakibatkan berbagai kemungkinan penyalahguanna kuasa , tenaga , wang dan sebagainya . Kawalan juga boleh dilaksanakan atau dikuatkuasakanmelalui beberapa peraturan , undang-undang, arahan-arahan serta laian-lain jenis panduan . Fungsi ini dapat juga disalurkan menerusi pengarahan yang sempurna , pengelolaan , permerhatian serta tunjuk ajar melalui latihan dan sebagainya.
Pengarahan
35. Di samping itu pula , terdapat fungsi pengaraha yang kerapkali dikaitkan dengan kaedah-kaedah pentadbiran di dalam sesebuah organisasi itu mengikut sistem pengurusan yang sedia ada . Bidang ini boleh diperluaskan dalam ilmu Pentadbiran Awam samada dalam bidang perusahaan swasta ataupun di jabatan-jabatan kerajaan seperti yang diketahui oleh anggota-anggotan pasukandan kakitangan awal/kerajaan.
Komunikasi
36. Komunikasi juga adalah penting dalam sesebuah organisasi dan merupakan asas yang menyatupadukan aktiviti-aktiviti di dalam semua fungsi yang wujud. Dengan adanya saluran komunikasi di dalam organisasi , tiap-tiap individu /kelompok dapat berinteraksi , memahami dan bertukar-tujar maklumat , mewujudkan kerjasama yang berterusan di kalangan sesebuah organisasi itu bergantung kepada banyaknya saluran komunikasi itu berjalan.
Penstafan/Pengurusan Tenaga Manusia
37. Sebagai satu sumber pengurusan yang amat penting sekali tenaga manusia adalah perlu diuruskan supaya ianya akan dapat digunakan sepenuhnya . Kaedah ini dinamakan pernstafan atau pengurusan tenaga manusia . Penstafan atau pengurusan tenagan manusia . Penstafan atau pengurusan tenaga manusia . Penstafan di dalam sesebuah organisasi akan melalui proses-proses seperti berikut:-
· Perancangan sumber manusia
· Pengambilan
· Pemilihan
· Induksi dan orientasi
· Latihan dan kemajuan
· Penilaian pencapaian (prestasi) kakitangan
· Pertukaran kakitangan
· Penamatan perkhidmatan
PROSES PENGURUSAN
Proses / Fungsi pengurusan
Pengarahan Membuat keputusan
Penyusunan pengarahan
Pengawalan Penyelarasan
Perancangan Penstafan
KUASA DAN POLITIK DALAM PENGURUSAN ORGANISASI.
38. Jika dilihat dari sudut struktur , organisasi merupakan satu sistem yang rasional dengan matlamat yang telah ditetapan . Ahli-ahlinya telah ditetapkan dengan fungsi tertentu nelalui peraturan an undang-undang . Strukturnya pula diselaraskan denga persekitaran teknologi dan bersesuian dengan kepakaran ahli-ahlinya.Perspektif perhubungan manusia juga melihat organisasi mengarah kepada sistem yang rasional.
Perspektif kuasa dan politik melihat organisasi sebagai satu pergolakan , berkebang dan dipenuhi denga arena perebutan kuasa yang melibatkan pelbagai gabungan , kumpulan dan puak . Berbanding denga perspektif struktur dan perhubungan manusia yang melihat konflik antara individu dengan organisasi sebagai tidak rasional , perspektif politik menganggap konflik dan perebutan kuasa sebagai satu kebiasaan dalam organisasi . Perspektif politik menerima konflik sebagai proses utama sosial dalam organisasi .Punca konflik perebutan kuasa dalam organisasi berpunca daripada kekurangan sumber , kegagalan menguasainya serta perbezaan kehendak di kalangan ahlinya.
39. Perspektif kuasa dan politik mengemukakan empat andaian sebagai asas pemikiran dan teorinya iaitu:
a) Sumber jarang-jarang mencukupi dalam organisasi adalah terpengaruh dengan
isu bagaimana sumber ini dikongsi atau dibahagikan dalam organisasi .
b) Organisasi merupakan gabungan pelbagai individu dan kumpulan dengan hierarki yang berbeza –beza . Misalnya , kedudukan , kepakaran dan profesionalisme ahli-ahli dalam organisasi adalh berbaza. Perbenzaan ini dapat menimbulkan konflik dan pertentangan bagi menjamin kepentingan masing-asing kerana perbezaan hasrat dan matlamat hierarki ini dalam organisasi
c) Individu yang menganggotai organisasi mempunyai perbezaan nilan , kehendak , kepercayaan , matlamat dan juga tanggapan terhadap realiti sebenar . Perbezaan ini amat sukar dijalin , di samping kesukaran menggemblengkan perbezaan ke arah matlamat yang diharapkan. Lazimnya , tiap-tiap kumpulan akan mempertahankan kepentingan masing-masing dan akan berikhtiar supaya kepentingan mereka diambil kira dalam proses pembuatan keputusan dan penggubalan dasar .
d) Organisasi membuat keputusan atau menggubal matlamat dengan cara perundingan , tolak ansur dan tawar menawar supaya kedudukan tiap-tiap ahlinya , baik secara individu atau kumpulan , dalam keadaan terjamin dan tidak terancam
40. Di sebabkan empat gejala di atas sering terdapat dalamorganisasi, di sampingsumber yang terhad dan kehendak yang berbeza , maka tidak hairanlah perspektif teori inimelihat perebutan kuasa dan politik merupakan isu utama dalam pengurusan organisasi. Kumpulan kuasa dalam organisasi akan berebut dan bergelut untuk mendapat tempat dalam proses pembuatan keputusan dengan mendesak pihak pengurusan supaya mereka diberi kedudukan dalam ttiap-tiap proses supaya kehendak dan kepentingan mereka, sama ada ditafsirkan atau dimasukkan dalam dasar institusi , diberi peluang mencari resolusi terhadap konflik semasa penggubalan dasar ataupun terlibat secara terus dalam pelaksanaan.
Konflik Dalam Organisasi
41. Mengikut perspektif politik , konflik dalam rganisasi adalahsemulajadi dan tidak dapat dielakkan . Konfliktidak dapat dianggap sebagai satu masalah besar ataupun sebagai satu petanda bahawa organisasi tersebut menghala kepada keburukan.
42. Punca konflik dalam organiasasi disebabkan perkara-perkara seperti pembahagian sumber yang terhad kepada semua pihak , terlampau banyak kenaikan pangkat di peringkat atasan jika dibandingkan dengan peringkat bawahan , ataupun segelintir pegawai sahaja yang diberi keistimewaan untuk mengawal proses pembuatan keputusan .Individu dalam organisasi akan bersaingan untuk memperoleh sumber dan kuasa yang lebih . Kumpulan yang mempunyai kepentingan yang tersendiri akan memperjuankan supaya kedudukan dan hak mereka terjamin dalam proses penggubalan kuasa.
43. Tumpuan pemikiran ahli-ahli teori politik bukanlah terhadapap bagaimana konflik adalah sebati dalam organisasi dan tidak dapat dielakkan , maka tumpuan kajian mereka adalah terhadap strategi dan taktik penggunaan konflik sebagai usaha mengukuhkan pengurusan organisasi.
PRINSIP PENGURUSAN
Pembahagian Kerja
44. Pembahagian kerja adalah sangat mustahak kerana ianya ada hubungkait dengan peningkatan produktiviti dan boleh mengurangkan bebang tanggungjawab pekerja, Dengan pembahagian kerja yang betul , pekerja-pekerja boleh menumpukan yang lebih di dalam sesuatu tugas yang telah dikhaskan.
Kuasa (Authority)
45. “Authority” bukan sahaja hanya setakat memberti aahan tetapi “authority” yang diberi memastikan bahawa arahan yang diberi itu dipatuhi.
Disiplin
· Disiplin memainkan peranan yang penting di dalam sesebuah organisasi demi untuk menghasilkan pekerja-pekerja yang berkualiti dan dedikasi,seterusnya akan meningkatkan produktiviti
Satu Perintah
· Seorang sahaja yang memberi perintah untuk mengelakkan kekeliruan . Sebagai contoh perintah hanya dikeluarkan oleh Ketua Polis Negara.
Satu Arahan
§ Aktiviti yang disatukan dan dikelolakan oleh seorang pegawai/ketua sahaja. Sebagai contoh, walaupun sesuatu arahan itu datang dari Ketua Polis dan seterusnya kepada Ketua Polis Daerah , arahan tersebut atau aktiviti berikutnya hendaklah dikelolakan oleh Ketua Polis Daerah tersebut.
.Mengutamakan Kepentingan Organisasi
· Kepentingan organisasi hendaklah mengatasi kepentingan individu . Di sini peranan disiplin sekali lagi memainkan peranan yang penting
Pembayaran Upah
· Pembayaran upah hendaklah sewajarnya atau setimpal dengan kerja-kerja yang dijalankan untuk mendapatkan sokongan/kerjasama.Sekiranya pembayaran upah tidak setimpal maka kakitanganbekerja di dalam keadaan tidak puas hati dan ini mungkin disksoloit oleh pihak-pihakyang tertentu seperti Kesatuan Sekertja (Union).
Pemusatan
· Kakitangan hendaklah juga diberi kuasa yang cukup untuk menjalankan tugas.
Rantai (Chain Pemerintahan)
· Hiraki “authority” mestilah wujud daripada peringkat atasan ke peringkat bawahan . Sebagaimana yang dikehendaki di dalam sesuatu organisasi mestilah ada peringkat atas , peringkat atas , peringkat tengah dan peringkat bawah.
Susunan
· Penyusunan di sini dimaksudkan kepada penyusunan sumber manusia dan material . Perkara ini sangatlahpenting di dalam sesuatu organisasi kerana ianya ada hubungkait dengan peningkatan produktiviti sesebuah organisasi . Sekiranya susunan sumber manusia material sesbuah organisasi ini tidak dirancang dengan betul dalam jangaka masa panjang sesebuah organisasi itu akan menjadi lemah dan mungkin keruntuhan
Kestabilan Personel
· Untuk mestabilkan personelpihak pengurusan hendaklah mengadakan program-program yang menggalakkan penglibatan kakitangan kepada organisasi . Apabila wujud kestabilan di kalangan personel maka akan timbul semangat sayangkan organisasi. Mungkin QCC adalah salah satu cara untuk menstabilkan personel di dalam sesebuah organisasi,
Inisiatif
§ Kakitangan hendaklah diberi peluang untuk memajukan organisasi. Di dalam perkara ini sebarang inisiatif yang dijalankan oleh kakitangan hendaklah diambil perhatian . Sekiranya idea-idea mereka boleh diterima , idea-idea tersebut hendaklah diimplementasikan.
Kakitangan
· Keteguhan sesbuah organisasi itu banyak berantung kepada kakitangan oleh sebab itu wujud perpaduan dan keharmonian mestilah sentiasa wujud di kalangan kakitangan sesbuah organisasi itu.
PENGAWALAN
46. Kawalan di sini lebih merupakan usaha dari segi mengawal piawai-piawai (mutu) dan prestasi sesbuah organisasi itu.Bagi piawai-piawai ianya sangat mustahak agar hasil sesbuah syarikat itu mencapat satu “defect”. Ini dapat dilihat dengan ada “qualitiy control” di semua syarikat-syarikat yang mengeluarkan sesuatu hasil (product) itu.Kawalan piawai bukanlah sahaja di peringkat akhir sahaja , tetapi ianya diwujudkan di setiap peringkat “production line” . Sekiranya sesuatu komponen itu di dapati cacat , maka komponen tersebut terus dimusnahkan . dengan kawalan cara ini , sesebuah barang yang dihasilkan sudah pasti mempunyai mutu yang tinggi dan tahan lebih lama.
47. Bagi organisasi-organisasi yang lain seperti PDRM , prestasi memainkan peranan yang penting . Untuk menentukan prestasi yang bermutu , kawalan diadalaka dengan membentuk badan-badan khas seperti Cawangan Tatatertib . Bagi pihak kerajaan pula agensi-agensi seperti Badan Pencegah Rasuah , Bro bantuan Guaman dan lain-lain adalah bertanggungjawab utnutk jabatan-jabatan kerajaan mengahasilkan kerja yang bermutu.
CABARAN PENGURUSAN MASA DEPAN
48. Bbolman Dan Deal (1984) , Peter Drucker (a968) dan buku Megatrends meramalkan bahawa organisasi akan berhadapan dengan iklim yang kompleks , penuh kekacauan serta permintaan yang kian meningkat akan membawa kesan yang besar terhadap proses pengurusan . Ini bermakna bahawa fungsi dan tugas porganisasikemnusiaan perlu disesuaikan dan diubah demi menghadapi cabaran sedemikian . Tanpa sokongan kepimpinan yang teguh daripada pengurus , nescaya organisasi kemanusiaan akan ketinggalan dalam menghadapi perubahan yang berlaku serta berupaya melahirkan sistem pengurusan yang kompleks demi menghadapi penggunaan teknoligi yang kompleks . Jika tidak , produktiviti dan moral pekerja akan terancam . Oleh yang demikian , ciri-ciri kepimpinan pengurus dan eksekutif yang menerajui organisasi amat penting demi menghadapi cabaran pengurusan.
RUMUSAN/PENUTUP
49. Setelah mengkaji dan meneliti segala fakta-fakta yang telah dibentangkan di dalam perbincangan ini jelaslah bahawa organisasi itu adalah satu kumpulan manusia yang kompleks . Tiap-tiap individu yang menganggotai sesebuah organisai itu perlulah memahami perjalanan organisasinya , mengetahui tugas dan tanggunggjawab serta bidang kuasanya . Struktur organisasi itu perlulah dipandang secara objektif . Kesimpulannya sesebuah organisasi itu lebih dari apa yang digambarkan di dalam carta organisasi.
1. Manusia adalah dikatakan sebagai “ social animal “. Semenjak tamadun manusia di muka bumi ini , manusia tidak dapat hidup dengan sendiri . Dari itu , menerusi naluri [instinct] , manusia hidup secara berkelumpuk atau berkumpulan dan saling bergantung antara satu sama lain hidup [survival] .Oleh kerana manusia hidup secara berkelumpuk atau berkumpulan , secara tidak langsung wujud satu sistem pengurusan walaupun sistem pengurusan tersebut ditadbir secara longgar . Dengan peredaran masa , kelumpuk atau kumpulan manusia tersebut kian berkembang dan menjadi lebih besar dan cara pengurusan juga berubah menjadi lebih kompleks lagi .
2. Sejak akhir akhir ini peranan pengurusan di dalam sesuatu organisasi telah berkembang pesat dan menjadi lebih kompleks sejajar dengan perkembangan organisasi itu sendiri . Dalam pada itu tugas-tugas dan fungsi pegurus moden juga berkembang seimbang dengan kehendak sesuatu organisasi dan ahli-ahli di dalamnya dan juga bagi menghadapi eskpetasi masyarakat umum . Lebih besar sesebuah organisasi itu lebih kompleks dan mencabar sistem pengurusannya . Organisasi adalah langkah pertama unutk menggerakkan sesuatu rancangan itu supaya menjadi “ action “ atau tindakan yang berkesan bagi mencapai sesuatu ojektif atau matlamat . Sesuatu rancangan hanya akan menjadi khayalan atau impian sahaja jika tidak diimplimentasikan . Untuk mengimplimentasikan sesuatu rancangan melalui seusuatu organisasi memerlukan perancangan yang sisitematik dan teratur mengikut kehendak dan ciri-ciri sesebuah organisasi itu sendiri . Samada sesebuah organisasi itu kecik atau besar , organisasi itu perlu mengikuti lunas-lunas pengurusan yang sisitematik bagi kemajun organisasi itu sendiri .
OBJEKTIF
3. Tajukkertas kajian ini adalah Organisasi dan Fungsinya yang mana ojektifnya kajian adalah untuk mengenalpasti dan memberi satu gambaran dan kesedaran yang meluas mengenai Organisasi dan Fungsinya .Peranan yang dimainkan oleh setiap individu di dalam sesebuah organisasi itu adalah lebih terperinci bagi menghadapi ekspetasi organisasi itu demi mencapai apa-apa maklumat yang ditentukan organisasinya serta mengikut lunas-lunas fungsi-fungsinya yang dibentuk oleh sesebuah organisasi itu .
SKOP
4. Skop kertas kerja ini antara lain ialah :
· Definisi Organisasi
· Definisi Carta Organisasi
· Konsep Organiasasi
· Ciri Organisasi
DEFINISI ORGANISASI
5. Organisasi bolehlah diertikan sebagai :-
i) Satu unit sosial yang terdiri daripada manusia yang bekerjasam bagi mencapai matlamat individu , kumpulan dan organisasi .
ii) Satu penyelarasan yang rasional aktiviti-aktiviti manusia untuk mecipta matlamat dan tujuan bersama melalui pembahagian dan fungsi buruh dengan melalui peringkat-peringkat kuasa dan tanggungjawab.
6. Dalam sesebuah organisasi elemen-elemen yang berikut perlu ada :-
i) Organisasi sebangai satu unit sosial . Dengan itu perkataan ianya disusun dalam satu bentuk struktur tersebut dan diberi peranan dan kuasa tertentu mengikut kedudukan masing-masin dalm organisasi tersebut.
ii) Penyatuan usaha dan hubungan di antara seseorang individu dengan
individu yang lain .
iii) Organisasi adalah merupakan sebagai satu sistem yang mepunyai
manusia dan perancangan.
iv) Penyatuan manusia mempunyai pemikiran mengenai matlamat carta
perancangan yang dikenalpasti.
v) Sistem serta sruktur yang direka dan disusun begitu rupa adalah
bertujuan mencapai objektif dan matlamat yang diharapkan.
DEFINISI CARTA ORGANISASI
7. Carta Organisasi tidak mempunyai definisi yang khusus . Namun demikian ianya bolehlah ditakrifkan atau diertikan sebagai :-
“ Satu bentuk rajah grafik yang menunjukkan struktur susunan , kedudukan tempat atau posisi seseorang individu di dakam sesuatu irganisasi selaras dengan bidang kuasa ( authority) , tugas dan tanggungjawabnya. “
8. Carta Organisasi bukan sekadar bertujuan memaparkan bagaimana sesebuah organisasi itu perlu ditadbirkan mengikut struktur operasi organisasi itu tetapi carta itu oerkulah menggariskan dengan jelas bidang tanggungjawab tiap-tiap anggota organisasi itu. Setiap individu itu perlulah diberikan peranan yang khusus supaya tidak berlaku pertindihan tugas dan kekliruan yang akan menghalang dan mejejaskan kelicinan perjalanan organisasi itu.
KONSEP ORGANISASI
9. Salah satu sifat dan tabiat semulajadi manusia ialah hidup berkelumpuk , yakni membentuk organisasi. Setiap organisasi mampu dan mempunyai matlamat tertentu yang ingin dicapai bersama. Setiap organisasi mempunyai tugas tertentu , sesuai dengan matlamat yang ingin dicapai. Setiap organisasi dan anggota-anggotanya menggunakan alat dan teknik yang tertentu , di dalam usaha mencapai matlamat itu . Semua itu akan menghasilkan sesuatu yang akan memberi faedah kepada organisasi dan anggotanya. Oleh itu jelaslah bahawa tersirat di dalam organisasi itu satu konsep yang melibatkan interaksi di antara
i) manusia
ii) Alat-alat ( teknologi )
iii) Kaedah-kaedah ( Cara-cara )
iv) Alam sekitar ( Environment )
10. Di dalam kenyataan dan pendapat ini seorang pakar yang bernama PRESTHUS mengemukakan definisi konsep Organisasi :-
Organization is cefined as a system of structural interpersonel relation …… individuals are differentiated in terms of authority , status , and role with result that personel interactian is prescribed … Anticepated reactions tend ti occur , ehile ambiguity and spontaneisity are decreased .
DUA ASPEK ORGANISASI
11. Konsep Organisasi ini dapat difahami dengan lebih jelas jika dilihat daru dua aspek yang utama seperti berikut :
i) Aspek Fizikal
ii) Aspek Manusia
Aspek Fizikal mengandungi antara lain perkara-perkara seperti tempat
(lokasi. bangunan, institusi) alat-alat ( mesin , meja , kerusi , alat-alat perabot dab keperluan lain). Alam sekitar m budaya sistem masyarakan dan nilai-nilai hidup seharian, struktur, carta organisasi , bahagian-bahagian dan bidang kerja serta tugas ,
Aspek Manusia mengandungi antara lain ialah cara perhubungan ( komunikasi) , corak kepimpinan , kemahiran dan pendidikan , latihan , jenis-jenis kerja (lelaki , perempuan kumpulan etnik dan sebagainya ) Sistem nilai , budaya dan ideologi termasuk kepercayaan sera agama yang dianutinya.
BUDAYA ORGANISASI DAN ETIKA KETIKA KERJA
12. Persoalan di atas membawa kita kepada satu perkara yang penting dan sering diabaikan , iaitu mengenai suasana organisasi , yang selalu disebut-sebut sebagai Budaya Organisasi dan etika kerja . Suasana ini tidak hanya bersifat lahiriah, terlibat dalam susunan kerusi , meja , pasu-pasu bunga , langsir dan gambar lukisan , tetapi jauh dari itu ia terserlah dalam apa yangdisebut adab di dalam organisasi , yakni perkara –perkara seperti kesentunan anggota organisasi , kejujuran dan keikhlasan tegur sapanya , kesediaan untuk membantu , komitmen kepada jani , perasaan kepada mutu atau penghasilan kerja dan sebagainya yang barangkali dapat disimpulkan dengan sepatah kata bahawa organisasi itu ada ‘ standard ‘ .
13. Bagi menentukan standard dan memastikan itudiketahui serta difahami oleh anggota –anggota organisasi dengan komitmen untuk mencapainya adalah tugas pemimpin organisasi yang penting jika standarrd tidak diketahui dengan jelas dan tidak difahami dan tidak ditekan pencapaiannya , makan setiap orang akan berada di dalam kekaburan dan ini akan menghalang produktiviti . Warab Benis memberkan empat strategi untuk dilaksanakan bagi menentukan apa yang dimaksudkan dengan standard di sini dapai dicapai :-
i) Attention through vision
ii) Meaning through communication
iii) Trust through positioning
iv) The deployment of self through positive self-regard.
14. Maksud empat strategi itu ialah pemimpin harus mempunyai visi yang jelas dan ini harus disampaikankepada anggota organisasi , yang kemudiannya dipercayai dapat merealisasikan dalam melaksanakan tugas yang diberkan, akhirnya si pemimpin haris kreatif dan bersedia belajar serta sentiasa memperbaiki kemiran dan menanhkan ilmunya.
CIRI-CIRI ORGANISASI
Objektif dan Matlamat
15. Setiap organisasi yang ditubuhkan mestilah mempunyai objektif dan matlamat . Tanpa objektif dan matlamat itu , sesebuah organisasi itu sudah pasti tidak akan dapat mengenalpasti apakah yang ingin dicapai. Setelah objektif dan matlamat dikenalpasti , barulah sesebuah organisasi itu dapat menentuk dengan apa yang ingin dicapai . Contoh , PDRM yang mempunyai objektifnya seperti terkandung dalam Seksyen 3(3) Akta Polis 1967 yakni :-
i) Memelihara keutuhan undang-undang dan ketenteraman;
ii) Menjaga keaman dan keselamatan negara;
iii) Mencegah dan mengesan jenayah;
iv) Menangkap dan mendakwa penjenayah ;
v) Mengutip , mengumpul dan menilsi risikan-risikan mengenai ancaman terhadap keselamatan negara.
16. Manakala matlamatnya pula ialah mewujudkan ketenteraman dalam masyarakat yakni menyediakan satu keadaan aman damai dan harmoni di kalangan masyarakat negara ini. Dengan adanya objektif dan matlamat tersebut, barulah sesuatu strategi dapat diatur dengan berkesan bagi mencapai matlamat sesebuah organisasi itu.
Struktur Organisasi
17. Struktur organisasi dalam sesebuah organisasi adalah penting agar peyelarasan dapat dibuat dengan teratur untuk mencapai matlamat organisasi . Penyusunan ini termasuklah aspek-aspek mengatur kerja untuk kakitangan ,mengadakan bahagian , mewujudkan pertalian kuasa di antara peringkat-peringkat pengurusan serta membina pendekatan untuk penyelaras yang berkenaan.
Carta Organisasi
18. Bentuk struktur organisasi dalam kebanyakan organisasi adalah terlalu kompleks untuk difahami . Bagi mengatasi masalah ini, carta organisasi digunakan untuk menejelaskan sistem atau susunan pengorganisasian dalam sesebuah organisasi . Cara organisasi merupakan gambarajah yang menunjukkan fungsi-fungsi jabatan , unit-unit , atau individu-individu dan bagaimana mereka berkait antara satu sama dengan lain .Unit –unit yang berasingan ditunjukkan dalam kotak-kotak segiempat yang berasingan. Kotak-kotak ini pula terus dihubungkan antara satu sama lain menggunakan garisan terus . Garisan ini juga dapat menunjukkan rantaian perintah dan saluran rasmi komunikasi antara unit dalam organisasi.
Secara umumnya carta organisasi dapat menunjukkan lima aspek pengurusan berikut:
a) Pembahagian Kerja
b) Hubungan ketua-pekerja bawahan
c) Jenis kerja yang dijalankan
d) Pengumpulan bahagian-bahagian kerja
e) Tingkat pengurusan
19. Secara umumnya carta organisasi diterima oleh kebanyakan organisasi sebagai sesuatu yang berguna dan boleh membantu organisasi tetapi tidak semua pakar pengurusan yang bersetuju .Misalnya, Robert Townsend , bekas Presiden Syarikat Avis , sebuah syarikat kereta sewa terbesar di Amerika Syarikat pernah menyuarakan bahawa carta organisasi boleh menurunkan moral para pekerja kerana mereka merasakan semua autoriti dan kebolehan adalah terletak kepada pihak pengurusan atas sahaja seperti yang ditunjukkan di dalam carta organisasi.
Pengurusan
20. Pengurusan dalam sesebuah organisasi adalah amat penting bagi menentukan pencapaian matlamat dan kejayaan sesebuah organisasi itu . Dengan adanya pengurusan atau pengetahuan menjalankan fungsi dengan berkesan , sesebuah organisasi itu dapat berjalan dengan teratur dan sempurna ke arah mencapai matlamatnya . Sebagai contohnya , organisasi-organisasi seperti PERWAJA di Terengganu , INTEL – sebuah organisasi elektronik di Pulau Pinang , MAS dan sebagainya telah menunjukkan kejayaan yang mebanggakan hasil pengurusan yang cekap dan efektif.
Identiti Organisasi
21. Sesebuah organisasi yang dibentuk itu melambangkan penguatkuasa utama undang-undang negara ini. Selain daripada itu , warna, logo , bangunan organisasi dan sebagainya juga melambangkan identiti sesebuah organisasi itu. Universiti pula melambangkan tempat untuk menimba ilmu , penyelidikan dan institusi yang memberi perkhidmatan kepada masyarakat , Oleh kerana identiti di antara satu organisasi dengan satu organisasi adalah berbeza , maka fungsi , objektif dan matlamatnya juga berbeza beza.
Hierarki/Tingkatan Authoriti
22. Dalam sebuah organisasi terdapatnya hierarki atau tingkatan authoriti . Dalam tingkat hierarki authoriti itu ada pengurus atau pengurus yang bertanggungjawab kepada authoriti yang lebih tinggi lagi.
TINGKAT PENGUUSAN
Ketua
Eksekutif
Pengurus-Pengurus
Bahagian
Penyelia
Atasan ( Eksekutif)
23. Membuat permulangan jangaka panjang .Menetapkan matlamat-matlamat/menentukan ia tercapai mengikut tujuan organisasi ,Perhubungan awam. Membuat Dasar, Menganalisa perkara-perkara yang berlaku di persekitaran luaran supaya organisasi itu dapat menyesuaikan diri kepada perubahan-perubahan yang berlaku.
Pengurusan Pertengahan
24. Menyelaras dan menyatupadukan aktiviti-aktiviti bahagian untuk mencapai matlamat Pengawalan kerja-kerja.
Pengurusan Bawahan
25. Penyelia , formen dan ketua kumpulan . Mereka mengawasi pekerjaanharian di bahagian operasi seperti bahagian pengeluaran supaya pengeluaran/ tugas mengikut perancangan seperti Inspektor Kawasan , Ketua Polis Balai dan sebagainya.
Pembahagian dan Pengkhususan Kerja
26. Di dalam sesebuah organisasi terdapat pembahagian serta pengkhususan berdasarkan jenis pekerjaan dan bahagian bahagian yang mewujudkan
bahagian-bahagian kredit , pinjaman dan pentadbiran yang mana bahagian
pentadbiran terdapat unit-unit seperti pengurusan personel, perhubungan
awam , pemasaran dan sebagainya.
Menentukan Organisasi Berjalan Dengan Betul Dan Teratur
27. Bagi menentukan organisasi beroperasi dengan betul dan teratur seperti objektif , matlamat dan strategi-strateginya , ia memerlukan sistem pengurusan, penyelarasan dan pengawalan ke atas perjalanan aktiviti. Dengan demikian di dalam sesebuah oorganisasi , peraturan , dasar perancangan , prosedur dan sistem hubiungan hendaklah dijelaskan kepada kakitangan dengan jelas dan nyata seperti BTKPN dalan PDRM dan Manual Prosedur Kerja dalam organisasi-organisasi swasta. Kesemua ciri-ciri yang dinyatakan di atas tidak digambarkan dalam carta organisasi sesebuah organisasi yang mana ciri-ciri tersebut dan kecekapan sesebuah organisasi ke arah objektif dan matlamatnya. Ini adalah bergantung kepada sejauh mana ciri-ciri itu diselenggarakan , disusun dan diamalkan.
PENGURUSAN ORGANISASI
28. Pengurusan merupakan pusat yang paling pentng dalam organisasi yang akan menentukan kejayaan sesebuah organisasi yakni untuk mencapai tujuan dan matlamatyang dirancangkan . Bagi membtukan pencapaian matlamat dan kejayaan organisasi, Fungsi-fungsi pengurusan inilah yang menggerakkan sesebuah organisasi it. Yang dikatakan sebagai fungsi-fungsi pengurusan itu ialah.
Merancang
29. Fungsi merancang mempersoalkan bagaimanakah atau dengan cara apakah tenaga manusia dapat digunakan dengan sebaik mungkin dan yang akan membawa faedah serta manfaat , keuntungan serta kejayaan , perkembangan dan kemajuan kepada sesuatu organasasi itu .
30. Merancang itu akan menentukan arah ke manakah yang akan dituju ? Ia juga mempersoalkan tentang jangkamasa sebaik-baiknya setiap sumber tadi di peralat dan digunakan demi untuk kemajuan dan kebaikan organisasi itu.
Menubuh/Mengatur Dan Menyusun
31. Fungsi menubuh atau mengatur , menyusun , membentuk , mengorganisasikan perarakan dan sebagainya sudah tentunya memerlukan usaha-usaha penelitian tentnang rupa bentuk penyusunya dari segi apakah peranan setiap individu yang berkenaan . Fungsi ini juga akan turut melibatkan perancangan tentang kerpeluan-keperluan tea\naga manusia , wang, alat-alat kelengkapan demi untuk membentuk atau menubuhkan kumpulan pengurusan yang baik ,berkebolehan yang berupaya serta cekap bagi melaksanakan peranannya sebagai satu badan atau kumpulan . Contoh seumpama ini boleh diambil dari usaha-usaha menubuhkan kakitangan pejabat untuk mengendalikan tugas-tugas harian di pejabat , bagi anggota-anggota Balai Polis dan sebagainya.
Menyelaras
32. Fungsi menyelaras pula minitikberatkan kepentingan perhubungan antara satu bahagian atau cawangan dengan yang lain yang mempunyai kaitan serta matlamat yang sama dengan tujuan supaya setiap pihak yang berkenaan akan mengetahui peranan serta tugas masing-masing. Fungsi ini amatlah mustahak demi untuk mewujudkan persefahaman menerusi berbagai corak perhubungan dalam konteks kemanusiaan atau dengan erti kata yang lain , hubungan komunikasi yang berkesan.
Pengawalan
33. Fungsi pengawalan adalah perlu bagi tujuan menentukan supaya apa yang dirancangkan pada peringkat awalan sesuatu projek itu dapat dilaksanakan mengikut jadual , mengawal penggunaan masa , tenaga , wang dan pentadbirannya secara ekonomi , teratur dan sempurna ke arah mencapai kejayaan dari segi matlamat yang ditujui atau yang telah ditetapkan oleh organisasi itu.
34. Tanpa pengawalan akan mengakibatkan berbagai kemungkinan penyalahguanna kuasa , tenaga , wang dan sebagainya . Kawalan juga boleh dilaksanakan atau dikuatkuasakanmelalui beberapa peraturan , undang-undang, arahan-arahan serta laian-lain jenis panduan . Fungsi ini dapat juga disalurkan menerusi pengarahan yang sempurna , pengelolaan , permerhatian serta tunjuk ajar melalui latihan dan sebagainya.
Pengarahan
35. Di samping itu pula , terdapat fungsi pengaraha yang kerapkali dikaitkan dengan kaedah-kaedah pentadbiran di dalam sesebuah organisasi itu mengikut sistem pengurusan yang sedia ada . Bidang ini boleh diperluaskan dalam ilmu Pentadbiran Awam samada dalam bidang perusahaan swasta ataupun di jabatan-jabatan kerajaan seperti yang diketahui oleh anggota-anggotan pasukandan kakitangan awal/kerajaan.
Komunikasi
36. Komunikasi juga adalah penting dalam sesebuah organisasi dan merupakan asas yang menyatupadukan aktiviti-aktiviti di dalam semua fungsi yang wujud. Dengan adanya saluran komunikasi di dalam organisasi , tiap-tiap individu /kelompok dapat berinteraksi , memahami dan bertukar-tujar maklumat , mewujudkan kerjasama yang berterusan di kalangan sesebuah organisasi itu bergantung kepada banyaknya saluran komunikasi itu berjalan.
Penstafan/Pengurusan Tenaga Manusia
37. Sebagai satu sumber pengurusan yang amat penting sekali tenaga manusia adalah perlu diuruskan supaya ianya akan dapat digunakan sepenuhnya . Kaedah ini dinamakan pernstafan atau pengurusan tenaga manusia . Penstafan atau pengurusan tenagan manusia . Penstafan atau pengurusan tenaga manusia . Penstafan di dalam sesebuah organisasi akan melalui proses-proses seperti berikut:-
· Perancangan sumber manusia
· Pengambilan
· Pemilihan
· Induksi dan orientasi
· Latihan dan kemajuan
· Penilaian pencapaian (prestasi) kakitangan
· Pertukaran kakitangan
· Penamatan perkhidmatan
PROSES PENGURUSAN
Proses / Fungsi pengurusan
Pengarahan Membuat keputusan
Penyusunan pengarahan
Pengawalan Penyelarasan
Perancangan Penstafan
KUASA DAN POLITIK DALAM PENGURUSAN ORGANISASI.
38. Jika dilihat dari sudut struktur , organisasi merupakan satu sistem yang rasional dengan matlamat yang telah ditetapan . Ahli-ahlinya telah ditetapkan dengan fungsi tertentu nelalui peraturan an undang-undang . Strukturnya pula diselaraskan denga persekitaran teknologi dan bersesuian dengan kepakaran ahli-ahlinya.Perspektif perhubungan manusia juga melihat organisasi mengarah kepada sistem yang rasional.
Perspektif kuasa dan politik melihat organisasi sebagai satu pergolakan , berkebang dan dipenuhi denga arena perebutan kuasa yang melibatkan pelbagai gabungan , kumpulan dan puak . Berbanding denga perspektif struktur dan perhubungan manusia yang melihat konflik antara individu dengan organisasi sebagai tidak rasional , perspektif politik menganggap konflik dan perebutan kuasa sebagai satu kebiasaan dalam organisasi . Perspektif politik menerima konflik sebagai proses utama sosial dalam organisasi .Punca konflik perebutan kuasa dalam organisasi berpunca daripada kekurangan sumber , kegagalan menguasainya serta perbezaan kehendak di kalangan ahlinya.
39. Perspektif kuasa dan politik mengemukakan empat andaian sebagai asas pemikiran dan teorinya iaitu:
a) Sumber jarang-jarang mencukupi dalam organisasi adalah terpengaruh dengan
isu bagaimana sumber ini dikongsi atau dibahagikan dalam organisasi .
b) Organisasi merupakan gabungan pelbagai individu dan kumpulan dengan hierarki yang berbeza –beza . Misalnya , kedudukan , kepakaran dan profesionalisme ahli-ahli dalam organisasi adalh berbaza. Perbenzaan ini dapat menimbulkan konflik dan pertentangan bagi menjamin kepentingan masing-asing kerana perbezaan hasrat dan matlamat hierarki ini dalam organisasi
c) Individu yang menganggotai organisasi mempunyai perbezaan nilan , kehendak , kepercayaan , matlamat dan juga tanggapan terhadap realiti sebenar . Perbezaan ini amat sukar dijalin , di samping kesukaran menggemblengkan perbezaan ke arah matlamat yang diharapkan. Lazimnya , tiap-tiap kumpulan akan mempertahankan kepentingan masing-masing dan akan berikhtiar supaya kepentingan mereka diambil kira dalam proses pembuatan keputusan dan penggubalan dasar .
d) Organisasi membuat keputusan atau menggubal matlamat dengan cara perundingan , tolak ansur dan tawar menawar supaya kedudukan tiap-tiap ahlinya , baik secara individu atau kumpulan , dalam keadaan terjamin dan tidak terancam
40. Di sebabkan empat gejala di atas sering terdapat dalamorganisasi, di sampingsumber yang terhad dan kehendak yang berbeza , maka tidak hairanlah perspektif teori inimelihat perebutan kuasa dan politik merupakan isu utama dalam pengurusan organisasi. Kumpulan kuasa dalam organisasi akan berebut dan bergelut untuk mendapat tempat dalam proses pembuatan keputusan dengan mendesak pihak pengurusan supaya mereka diberi kedudukan dalam ttiap-tiap proses supaya kehendak dan kepentingan mereka, sama ada ditafsirkan atau dimasukkan dalam dasar institusi , diberi peluang mencari resolusi terhadap konflik semasa penggubalan dasar ataupun terlibat secara terus dalam pelaksanaan.
Konflik Dalam Organisasi
41. Mengikut perspektif politik , konflik dalam rganisasi adalahsemulajadi dan tidak dapat dielakkan . Konfliktidak dapat dianggap sebagai satu masalah besar ataupun sebagai satu petanda bahawa organisasi tersebut menghala kepada keburukan.
42. Punca konflik dalam organiasasi disebabkan perkara-perkara seperti pembahagian sumber yang terhad kepada semua pihak , terlampau banyak kenaikan pangkat di peringkat atasan jika dibandingkan dengan peringkat bawahan , ataupun segelintir pegawai sahaja yang diberi keistimewaan untuk mengawal proses pembuatan keputusan .Individu dalam organisasi akan bersaingan untuk memperoleh sumber dan kuasa yang lebih . Kumpulan yang mempunyai kepentingan yang tersendiri akan memperjuankan supaya kedudukan dan hak mereka terjamin dalam proses penggubalan kuasa.
43. Tumpuan pemikiran ahli-ahli teori politik bukanlah terhadapap bagaimana konflik adalah sebati dalam organisasi dan tidak dapat dielakkan , maka tumpuan kajian mereka adalah terhadap strategi dan taktik penggunaan konflik sebagai usaha mengukuhkan pengurusan organisasi.
PRINSIP PENGURUSAN
Pembahagian Kerja
44. Pembahagian kerja adalah sangat mustahak kerana ianya ada hubungkait dengan peningkatan produktiviti dan boleh mengurangkan bebang tanggungjawab pekerja, Dengan pembahagian kerja yang betul , pekerja-pekerja boleh menumpukan yang lebih di dalam sesuatu tugas yang telah dikhaskan.
Kuasa (Authority)
45. “Authority” bukan sahaja hanya setakat memberti aahan tetapi “authority” yang diberi memastikan bahawa arahan yang diberi itu dipatuhi.
Disiplin
· Disiplin memainkan peranan yang penting di dalam sesebuah organisasi demi untuk menghasilkan pekerja-pekerja yang berkualiti dan dedikasi,seterusnya akan meningkatkan produktiviti
Satu Perintah
· Seorang sahaja yang memberi perintah untuk mengelakkan kekeliruan . Sebagai contoh perintah hanya dikeluarkan oleh Ketua Polis Negara.
Satu Arahan
§ Aktiviti yang disatukan dan dikelolakan oleh seorang pegawai/ketua sahaja. Sebagai contoh, walaupun sesuatu arahan itu datang dari Ketua Polis dan seterusnya kepada Ketua Polis Daerah , arahan tersebut atau aktiviti berikutnya hendaklah dikelolakan oleh Ketua Polis Daerah tersebut.
.Mengutamakan Kepentingan Organisasi
· Kepentingan organisasi hendaklah mengatasi kepentingan individu . Di sini peranan disiplin sekali lagi memainkan peranan yang penting
Pembayaran Upah
· Pembayaran upah hendaklah sewajarnya atau setimpal dengan kerja-kerja yang dijalankan untuk mendapatkan sokongan/kerjasama.Sekiranya pembayaran upah tidak setimpal maka kakitanganbekerja di dalam keadaan tidak puas hati dan ini mungkin disksoloit oleh pihak-pihakyang tertentu seperti Kesatuan Sekertja (Union).
Pemusatan
· Kakitangan hendaklah juga diberi kuasa yang cukup untuk menjalankan tugas.
Rantai (Chain Pemerintahan)
· Hiraki “authority” mestilah wujud daripada peringkat atasan ke peringkat bawahan . Sebagaimana yang dikehendaki di dalam sesuatu organisasi mestilah ada peringkat atas , peringkat atas , peringkat tengah dan peringkat bawah.
Susunan
· Penyusunan di sini dimaksudkan kepada penyusunan sumber manusia dan material . Perkara ini sangatlahpenting di dalam sesuatu organisasi kerana ianya ada hubungkait dengan peningkatan produktiviti sesebuah organisasi . Sekiranya susunan sumber manusia material sesbuah organisasi ini tidak dirancang dengan betul dalam jangaka masa panjang sesebuah organisasi itu akan menjadi lemah dan mungkin keruntuhan
Kestabilan Personel
· Untuk mestabilkan personelpihak pengurusan hendaklah mengadakan program-program yang menggalakkan penglibatan kakitangan kepada organisasi . Apabila wujud kestabilan di kalangan personel maka akan timbul semangat sayangkan organisasi. Mungkin QCC adalah salah satu cara untuk menstabilkan personel di dalam sesebuah organisasi,
Inisiatif
§ Kakitangan hendaklah diberi peluang untuk memajukan organisasi. Di dalam perkara ini sebarang inisiatif yang dijalankan oleh kakitangan hendaklah diambil perhatian . Sekiranya idea-idea mereka boleh diterima , idea-idea tersebut hendaklah diimplementasikan.
Kakitangan
· Keteguhan sesbuah organisasi itu banyak berantung kepada kakitangan oleh sebab itu wujud perpaduan dan keharmonian mestilah sentiasa wujud di kalangan kakitangan sesbuah organisasi itu.
PENGAWALAN
46. Kawalan di sini lebih merupakan usaha dari segi mengawal piawai-piawai (mutu) dan prestasi sesbuah organisasi itu.Bagi piawai-piawai ianya sangat mustahak agar hasil sesbuah syarikat itu mencapat satu “defect”. Ini dapat dilihat dengan ada “qualitiy control” di semua syarikat-syarikat yang mengeluarkan sesuatu hasil (product) itu.Kawalan piawai bukanlah sahaja di peringkat akhir sahaja , tetapi ianya diwujudkan di setiap peringkat “production line” . Sekiranya sesuatu komponen itu di dapati cacat , maka komponen tersebut terus dimusnahkan . dengan kawalan cara ini , sesebuah barang yang dihasilkan sudah pasti mempunyai mutu yang tinggi dan tahan lebih lama.
47. Bagi organisasi-organisasi yang lain seperti PDRM , prestasi memainkan peranan yang penting . Untuk menentukan prestasi yang bermutu , kawalan diadalaka dengan membentuk badan-badan khas seperti Cawangan Tatatertib . Bagi pihak kerajaan pula agensi-agensi seperti Badan Pencegah Rasuah , Bro bantuan Guaman dan lain-lain adalah bertanggungjawab utnutk jabatan-jabatan kerajaan mengahasilkan kerja yang bermutu.
CABARAN PENGURUSAN MASA DEPAN
48. Bbolman Dan Deal (1984) , Peter Drucker (a968) dan buku Megatrends meramalkan bahawa organisasi akan berhadapan dengan iklim yang kompleks , penuh kekacauan serta permintaan yang kian meningkat akan membawa kesan yang besar terhadap proses pengurusan . Ini bermakna bahawa fungsi dan tugas porganisasikemnusiaan perlu disesuaikan dan diubah demi menghadapi cabaran sedemikian . Tanpa sokongan kepimpinan yang teguh daripada pengurus , nescaya organisasi kemanusiaan akan ketinggalan dalam menghadapi perubahan yang berlaku serta berupaya melahirkan sistem pengurusan yang kompleks demi menghadapi penggunaan teknoligi yang kompleks . Jika tidak , produktiviti dan moral pekerja akan terancam . Oleh yang demikian , ciri-ciri kepimpinan pengurus dan eksekutif yang menerajui organisasi amat penting demi menghadapi cabaran pengurusan.
RUMUSAN/PENUTUP
49. Setelah mengkaji dan meneliti segala fakta-fakta yang telah dibentangkan di dalam perbincangan ini jelaslah bahawa organisasi itu adalah satu kumpulan manusia yang kompleks . Tiap-tiap individu yang menganggotai sesebuah organisai itu perlulah memahami perjalanan organisasinya , mengetahui tugas dan tanggunggjawab serta bidang kuasanya . Struktur organisasi itu perlulah dipandang secara objektif . Kesimpulannya sesebuah organisasi itu lebih dari apa yang digambarkan di dalam carta organisasi.
No comments:
Post a Comment