MERANCANG
DEFINISI
Merancang adalah membuat keputusan terlebih dahulu, apa yang hendak dibuat, bagaimana hendak membuatnya, bila hendak membuatnya dan siapa yang hendak membuatnya.
Menurut Koontz dan C’Donnel (Management 8th. Edition) “merancang menyambungkan jurang dari mana kita berada ke arah mana kita hendak pergi”.
Menurut Leon C. Meqqinson & Friends (Management Concepts and Application) “ merancang adalah memilih satu arah tindakan dan membuat keputusan terlebih dahulu apa yang akan dilakukan, dalam susunan apa, bila dan bagaimana”.
PERHUBUNGAN DENGAN FUNGSI PENGURUSAN YANG LAIN
2. 2.1. Organisasi
Sumber-sumber, manusia, masa, wang, mesin dan material – merancang membolehkan kita menggunakan semua sumber dengan lebih berkesan.
2.2. Mengarah
Merancang menentukan penyatuan semua fakta-fakta, sumber-sumber dan perhubungan yang diperlukan untuk memimpin dan mendorong pekerja.
2.3. Pengawalan
a) Merancang dan pengawalan adalah digelar “kembar siam dalam pengurusan”.
b) Dengan kawalan dapat menunjukkan pengurusan jika rancangan berjalan seperti dikehendaki.
c) Menilai perlaksanaan sebenar berbanding dengan rancangan.
KEPENTINGAN MERANCANG
3. 3.1. Mewujudkan satu asas untuk membuat keputusan. Tanpa merancang keputusan kemungkinan dibuat secara tergesa-gesa (ad hoc).
3.2 Merancang boleh menyelaras semua aktiviti.
3.3 Merancang boleh mengukur dan menetapkan satu standard ke arah merancang untuk masa hadapan.
3.4 Merancang membantu dalam menghadapi dan mengurangkan kesan-kesan perubahan.
3.5 Mengadakan asas untuk pengawalan bagi menentukan rancangan berjalan lancar ke arah objektif yang dikehendaki.
FAEDAH MERANCANG
4. 4.1 Membantu pengurusan untuk menyesuai dan memperbetulkan kepada environment yang berubah. E.g. ekonomi meleset – banyak penggangguran –jenayah meningkat.
4.2. Membantu untuk membuatkan persetujuan yang lebih nyata atas isu-isu besar melalui penyertaan semua pihak.
4.3. Membolehkan pengurus melihat gambaran operasi keseluruhan dengan lebih jelas.
4.4. Membantu meletakkan tanggungjawab dengan secara tepat.
4.5. Membolehkan gerakan/ perlaksanaan sesuatu tugas dengan teratur.
4.6. Membantu dalam memperolehi penyelarasan di antara unit-unit dalam organisasi.
4.7. Membolehkan membuat objektif lebih tepat dan diketahui dengan lebih jelas.
4.8. Mengurangkan guess work.
4.9. Menjimatkan masa, tenaga dan wang.
PROSES-PROSES MERANCANG
5. 5.1 Mewujudkan objektif organisasi
- apa yang organisasi itu hendak lanksanakan?
- Menentukan arah di mana tenaga dan sumber-sumber dipergunakan.
Manusia – material
Wang - Mesin – Cara (methods)
5.2 Mengadakan dasar perancangan
- membuat ramalan yang realistik
- menganalisa environment dalaman dan luaran untuk melihat apakah faktor-faktor yang ada atau mungkin diperolehi ujud dimasa akan datang.
Faktor yang tidak boleh dikawal
Fakta-fakta yang tak dapat dikesan, pertambahan penduduk, environment politik, sosial, ekonomi dan cuaca.
5.3 Menentukan kehadiran pilihan-pilihan
- menggariskan berbagai cara di mana pengurusan boleh mencapai matlamat.
5.4 Menilai ke atas pilihan-pilihan
- mengkaji dan memutuskan arah tindakan yang paling baik dengan menggunakan statistik, data dan menganalisa sebanyak-banyaknya fakta-fakta itu bagi setiap pilihan.
5.5 Memilih pilihan yang paling terbaik
- pilih rancangan yang menjanjikan kejayaan untuk membawa pengurusan ke arah pencapaian objektif organisasi.
5.6 Mewujudkan rancangan-rancangan kecil
- selepas rancangan ulung diterima rancangan-rancangan kecil untuk unit-unit diadakan untuk menyokong rancangan ulung itu.
- Rancangan-rancangan kecil mestilah mewujudkan penyelarasan setiap peringkat dalam organisasi itu supaya mereka dapat bekerja bersesuaian dengan rancangan ulung.
5.7 Perlaksanaan rancangan
- melibatkan peralihan dari merancang kepada tindakan.
- Memerlukan penggunaan/ penglibatan fungsi pengurusan yang lain.
- Sangat penting rancangan dimonitor dengan berhati-bati untuk mempastikan bahawa iainya berkesan ke arah mencapai objektif yang dikehendaki.
KRITERIA UNTUK MENILAI KEKESANAN RANCANGAN
6. 6.1 Berfaedah
Untuk memberi faedah kepada pengurusan dalam perlaksanaan fungsi-fungsinya sesuatu rancangan mestilah:-
a) Fleksibel – Boleh diubah dengan segera dan teratur untuk menyesuaikan dengan keadaan (environment) yang berubah tanpa kehilangan kekesanan.
b) Kestabilan – Jika rancangan kerap diubah pengurus tidak dapat kefahaman dengannya dan menyebabkan tidak berkesan.
c) Pertalian (continuity) – Rancangan mestilah mempunyai kesinambungan supaya tindakan yang berterusan.
6.2 Ketepatan dan menurut kenyataan
a) Rancangan mesti dinilai untuk melihat sama ada ianya jelas/ tetap, terang, padat dan tepat.
b) Rancangan mesti berdasarkan fakta-fakta yang nyata dan pemikiran yang realistik ke atas keperluan-keperluan yang dikehendaki untuk mencapai objektif, bukannya untuk mencapai objektif individu yang merancang itu.
c) Rancangan mestilah berdasarkan pemikiran yang nyata dan tidak dipengaruhi oleh pendapat/prasangka sendiri.
d) Emosi dan objektif individu (persendirian) tidak boleh dicampur dengan keperluan kenyataan, lojik dan realistik rancangan.
6.3 Skop
Rancangan dianalisa mengikut skopnya.
a) Lengkap – Rancangan mestilah menampung secukupnya semua tindakan yang dikehendaki oleh individu-individu dan organisasi untuk mencapai matlamat. Tetapi tidak semestinya menggariskan dan terlalu detail untuk mengelakkan ujudnya sekatan, menghadkan menyebabkan hilang dayausaha dan kebebasan bertindak oleh pengurus.
b) Keselarasan (unity) – Hanya satu rancangan sahaja dilaksanakan pada sesuatu masa untuk mengelakkan kekeliruan dan kacau bilau.
c) Keadaan tidak mudah berubah (consistency) – Setiap unit dalam organisasi itu mempunyai rancangan ke arah mencapai objektif. Semua unit mesti bekerja sama dan menyelaras tindakan mereka.
6.4. Berharga (Cost effectiveness) – Rancangan adalah mahal dalam bentuk masa, tenaga dan pengaliran pemikiran/emosi mereka yang membuat rancangan itu.
6.5. Bertanggungjawab (accountability) – Tanggungjawab membuat rancangan dan tanggungjawab melaksanakan rancangan.
6.6. Memakan masa (timeliness) – Ramalan masa hadapan dengan tepat merupakan masalah disebabkan banyak event boleh berlaku di mana pengurusan tidak dapat mengawal e.g. bencana alam, pertukaran teknologi, cuaca, ekonomi. Perancang mesti cuba membuat ramalan mengikut kepentingannya.
HALANGAN KEPADA PERANCANGAN
7. 7.1. Terhad dalam memperolehi maklumat-maklumat secara tepat.
7.2. Perbelanjaan yang tinggi.
7.3. Faktor kemanusian – tabiat manusia lazimnya mempunyai hakikat tertentu kepada apa yang sedang dilalui dari mengamati masa hadapan. Pada mereka, masa hadapan bererti memerlukan perubahan, penyesuaian kepada keadaan dan peraturan baru. Satu faktor lagi kerana mereka telah biasa kepada polisi atau prosedur yang dianuti sekarang dan sebarang perubahan baru membawa kesusuahan untuk penyesuaian.
MASA DAN TEMPOH PERANCANGAN
8. 8.1. Jangka Pendek (short range)
Perancangan melibatkan tempoh masa kurang dari setahun.
8.2. Jangka Pertengahan (Intermediate Range)
Melibatkan tempoh masa satu hingga dua tahun.
8.3 Jangka Panjang (Long Range)
Melibatkan tempoh masa 2 tahun ke atas.
JENIS-JENIS RANCANGAN
9. 9.1. Strategic Plan - Mission
- objective
- strategies
9.2 Standing Plan - Policy
- Procedures
- Rules and Regulations
9.3 Single-use Plan - Programmes
- Projects
- Budgets
CIRI-CIRI RANCANGAN YANG BAIK
10. 10.1. Berasaskan penyelidikan/ kajian.
10.2. Melibatkan pegawai/anggota yang terlibat dengan tugas dirancangkan.
10.3. Fleksibel.
10.4. Realistik.
10.5. Kemajuan dapat dimaklumkan kepada yang terlibat.
10.6. Tentukan bahagian-bahagian rancangan dapat diselaraskan.
10.7. Kawalan boleh dilaksanankan melalui laporan. Boleh dibuat kajian dari masa kesemasa.
MENGAPA RANCANGAN GAGAL?
11. 11.1. Kurang kefahaman atas masalah atau objektif.
11.2. Kekurangan masa untuk merancang membawa kepada tindakan yang tergesa-gesa.
11.3. Pertimbangan yang tidak secukupnya dibuat ke atas pilihan-pilihan (alternatives)
11.4. Gagal menyalurkan maklumat yang mencukupi kepada yang terlibat dalam perancangan.
11.5. Kekeliruan (misunderstanding), salah timbang (misjudgement), masa yang tidak betul (bad timing).
11.6. Ketidaksempurnaan (defect) dalam sistem kawalan.
DEFINISI
Merancang adalah membuat keputusan terlebih dahulu, apa yang hendak dibuat, bagaimana hendak membuatnya, bila hendak membuatnya dan siapa yang hendak membuatnya.
Menurut Koontz dan C’Donnel (Management 8th. Edition) “merancang menyambungkan jurang dari mana kita berada ke arah mana kita hendak pergi”.
Menurut Leon C. Meqqinson & Friends (Management Concepts and Application) “ merancang adalah memilih satu arah tindakan dan membuat keputusan terlebih dahulu apa yang akan dilakukan, dalam susunan apa, bila dan bagaimana”.
PERHUBUNGAN DENGAN FUNGSI PENGURUSAN YANG LAIN
2. 2.1. Organisasi
Sumber-sumber, manusia, masa, wang, mesin dan material – merancang membolehkan kita menggunakan semua sumber dengan lebih berkesan.
2.2. Mengarah
Merancang menentukan penyatuan semua fakta-fakta, sumber-sumber dan perhubungan yang diperlukan untuk memimpin dan mendorong pekerja.
2.3. Pengawalan
a) Merancang dan pengawalan adalah digelar “kembar siam dalam pengurusan”.
b) Dengan kawalan dapat menunjukkan pengurusan jika rancangan berjalan seperti dikehendaki.
c) Menilai perlaksanaan sebenar berbanding dengan rancangan.
KEPENTINGAN MERANCANG
3. 3.1. Mewujudkan satu asas untuk membuat keputusan. Tanpa merancang keputusan kemungkinan dibuat secara tergesa-gesa (ad hoc).
3.2 Merancang boleh menyelaras semua aktiviti.
3.3 Merancang boleh mengukur dan menetapkan satu standard ke arah merancang untuk masa hadapan.
3.4 Merancang membantu dalam menghadapi dan mengurangkan kesan-kesan perubahan.
3.5 Mengadakan asas untuk pengawalan bagi menentukan rancangan berjalan lancar ke arah objektif yang dikehendaki.
FAEDAH MERANCANG
4. 4.1 Membantu pengurusan untuk menyesuai dan memperbetulkan kepada environment yang berubah. E.g. ekonomi meleset – banyak penggangguran –jenayah meningkat.
4.2. Membantu untuk membuatkan persetujuan yang lebih nyata atas isu-isu besar melalui penyertaan semua pihak.
4.3. Membolehkan pengurus melihat gambaran operasi keseluruhan dengan lebih jelas.
4.4. Membantu meletakkan tanggungjawab dengan secara tepat.
4.5. Membolehkan gerakan/ perlaksanaan sesuatu tugas dengan teratur.
4.6. Membantu dalam memperolehi penyelarasan di antara unit-unit dalam organisasi.
4.7. Membolehkan membuat objektif lebih tepat dan diketahui dengan lebih jelas.
4.8. Mengurangkan guess work.
4.9. Menjimatkan masa, tenaga dan wang.
PROSES-PROSES MERANCANG
5. 5.1 Mewujudkan objektif organisasi
- apa yang organisasi itu hendak lanksanakan?
- Menentukan arah di mana tenaga dan sumber-sumber dipergunakan.
Manusia – material
Wang - Mesin – Cara (methods)
5.2 Mengadakan dasar perancangan
- membuat ramalan yang realistik
- menganalisa environment dalaman dan luaran untuk melihat apakah faktor-faktor yang ada atau mungkin diperolehi ujud dimasa akan datang.
Faktor yang tidak boleh dikawal
Fakta-fakta yang tak dapat dikesan, pertambahan penduduk, environment politik, sosial, ekonomi dan cuaca.
5.3 Menentukan kehadiran pilihan-pilihan
- menggariskan berbagai cara di mana pengurusan boleh mencapai matlamat.
5.4 Menilai ke atas pilihan-pilihan
- mengkaji dan memutuskan arah tindakan yang paling baik dengan menggunakan statistik, data dan menganalisa sebanyak-banyaknya fakta-fakta itu bagi setiap pilihan.
5.5 Memilih pilihan yang paling terbaik
- pilih rancangan yang menjanjikan kejayaan untuk membawa pengurusan ke arah pencapaian objektif organisasi.
5.6 Mewujudkan rancangan-rancangan kecil
- selepas rancangan ulung diterima rancangan-rancangan kecil untuk unit-unit diadakan untuk menyokong rancangan ulung itu.
- Rancangan-rancangan kecil mestilah mewujudkan penyelarasan setiap peringkat dalam organisasi itu supaya mereka dapat bekerja bersesuaian dengan rancangan ulung.
5.7 Perlaksanaan rancangan
- melibatkan peralihan dari merancang kepada tindakan.
- Memerlukan penggunaan/ penglibatan fungsi pengurusan yang lain.
- Sangat penting rancangan dimonitor dengan berhati-bati untuk mempastikan bahawa iainya berkesan ke arah mencapai objektif yang dikehendaki.
KRITERIA UNTUK MENILAI KEKESANAN RANCANGAN
6. 6.1 Berfaedah
Untuk memberi faedah kepada pengurusan dalam perlaksanaan fungsi-fungsinya sesuatu rancangan mestilah:-
a) Fleksibel – Boleh diubah dengan segera dan teratur untuk menyesuaikan dengan keadaan (environment) yang berubah tanpa kehilangan kekesanan.
b) Kestabilan – Jika rancangan kerap diubah pengurus tidak dapat kefahaman dengannya dan menyebabkan tidak berkesan.
c) Pertalian (continuity) – Rancangan mestilah mempunyai kesinambungan supaya tindakan yang berterusan.
6.2 Ketepatan dan menurut kenyataan
a) Rancangan mesti dinilai untuk melihat sama ada ianya jelas/ tetap, terang, padat dan tepat.
b) Rancangan mesti berdasarkan fakta-fakta yang nyata dan pemikiran yang realistik ke atas keperluan-keperluan yang dikehendaki untuk mencapai objektif, bukannya untuk mencapai objektif individu yang merancang itu.
c) Rancangan mestilah berdasarkan pemikiran yang nyata dan tidak dipengaruhi oleh pendapat/prasangka sendiri.
d) Emosi dan objektif individu (persendirian) tidak boleh dicampur dengan keperluan kenyataan, lojik dan realistik rancangan.
6.3 Skop
Rancangan dianalisa mengikut skopnya.
a) Lengkap – Rancangan mestilah menampung secukupnya semua tindakan yang dikehendaki oleh individu-individu dan organisasi untuk mencapai matlamat. Tetapi tidak semestinya menggariskan dan terlalu detail untuk mengelakkan ujudnya sekatan, menghadkan menyebabkan hilang dayausaha dan kebebasan bertindak oleh pengurus.
b) Keselarasan (unity) – Hanya satu rancangan sahaja dilaksanakan pada sesuatu masa untuk mengelakkan kekeliruan dan kacau bilau.
c) Keadaan tidak mudah berubah (consistency) – Setiap unit dalam organisasi itu mempunyai rancangan ke arah mencapai objektif. Semua unit mesti bekerja sama dan menyelaras tindakan mereka.
6.4. Berharga (Cost effectiveness) – Rancangan adalah mahal dalam bentuk masa, tenaga dan pengaliran pemikiran/emosi mereka yang membuat rancangan itu.
6.5. Bertanggungjawab (accountability) – Tanggungjawab membuat rancangan dan tanggungjawab melaksanakan rancangan.
6.6. Memakan masa (timeliness) – Ramalan masa hadapan dengan tepat merupakan masalah disebabkan banyak event boleh berlaku di mana pengurusan tidak dapat mengawal e.g. bencana alam, pertukaran teknologi, cuaca, ekonomi. Perancang mesti cuba membuat ramalan mengikut kepentingannya.
HALANGAN KEPADA PERANCANGAN
7. 7.1. Terhad dalam memperolehi maklumat-maklumat secara tepat.
7.2. Perbelanjaan yang tinggi.
7.3. Faktor kemanusian – tabiat manusia lazimnya mempunyai hakikat tertentu kepada apa yang sedang dilalui dari mengamati masa hadapan. Pada mereka, masa hadapan bererti memerlukan perubahan, penyesuaian kepada keadaan dan peraturan baru. Satu faktor lagi kerana mereka telah biasa kepada polisi atau prosedur yang dianuti sekarang dan sebarang perubahan baru membawa kesusuahan untuk penyesuaian.
MASA DAN TEMPOH PERANCANGAN
8. 8.1. Jangka Pendek (short range)
Perancangan melibatkan tempoh masa kurang dari setahun.
8.2. Jangka Pertengahan (Intermediate Range)
Melibatkan tempoh masa satu hingga dua tahun.
8.3 Jangka Panjang (Long Range)
Melibatkan tempoh masa 2 tahun ke atas.
JENIS-JENIS RANCANGAN
9. 9.1. Strategic Plan - Mission
- objective
- strategies
9.2 Standing Plan - Policy
- Procedures
- Rules and Regulations
9.3 Single-use Plan - Programmes
- Projects
- Budgets
CIRI-CIRI RANCANGAN YANG BAIK
10. 10.1. Berasaskan penyelidikan/ kajian.
10.2. Melibatkan pegawai/anggota yang terlibat dengan tugas dirancangkan.
10.3. Fleksibel.
10.4. Realistik.
10.5. Kemajuan dapat dimaklumkan kepada yang terlibat.
10.6. Tentukan bahagian-bahagian rancangan dapat diselaraskan.
10.7. Kawalan boleh dilaksanankan melalui laporan. Boleh dibuat kajian dari masa kesemasa.
MENGAPA RANCANGAN GAGAL?
11. 11.1. Kurang kefahaman atas masalah atau objektif.
11.2. Kekurangan masa untuk merancang membawa kepada tindakan yang tergesa-gesa.
11.3. Pertimbangan yang tidak secukupnya dibuat ke atas pilihan-pilihan (alternatives)
11.4. Gagal menyalurkan maklumat yang mencukupi kepada yang terlibat dalam perancangan.
11.5. Kekeliruan (misunderstanding), salah timbang (misjudgement), masa yang tidak betul (bad timing).
11.6. Ketidaksempurnaan (defect) dalam sistem kawalan.
No comments:
Post a Comment