NOTA: PERANCANGAN STRATEGIK ORGANISASI

VISI, MISI DAN MATLAMAT

Pengurusan strategik memerlukan kepemimpinan yang cekap dan berani. Strategi yang melibatkan jangka masa yang panjang akan memerlukan budaya perkongsian dan bekerjasama antara semua pengurus dalam sesuatu organisasi. Seorang ketua eksekutif dalam alam kerja yang demikian perlu mempunyai wawasan untuk menyelaras tugas dan tanggungjawab semua pengurusnya.
Thomson (1990) berpendapat perancangan strategik sebagai satu cara pengurusan bagi menjamin kesinambungan tujuan sesuatu organisasi tercapai. Model yang dikemukakan berasaskan tiga tema penting seperti analisis, membuat pilihan, dan perlaksanaan (Thomson, 1990). Tiga tema ini akan mengakibatkan seorang pengurus berhadapan secara langsung dengan proses pengurusan pada peringkat perancangan yang asas di dalam organisasinya
Thomson (1990) berpendapat perancangan strategik sebagai satu cara pengurusan bagi menjamin kesinambungan tujuan sesuatu organisasi tercapai. Model yang dikemukakan berasaskan tiga tema penting seperti analisis, membuat pilihan, dan perlaksanaan (Thomson, 1990). Tiga tema ini akan mengakibatkan seorang pengurus berhadapan secara langsung dengan proses pengurusan pada peringkat perancangan yang asas di dalam organisasinya.
Pengurusan secara ini melibatkan pengurus mengambil peranan langsung sebagai seorang yang mampu menjangkau ke arah masa hadapan serta mampu memain peranan sebagai seorang futuristik. Aspek yang dipentingkan oleh pihak pengurusan adalah proses yang paling baik bagi mengeluarkan produk yang hendak dihasilkan. Pengurusan strategik juga mengabungkan keupayaan bagi menentukan kepentingan pelbagai pihak yang mempunyai kepentingan di dalam organisasi yang sedang diurus. Di samping itu, pengurus sedia menerima bahawa perubahan memang perlu dan mesti berani menghadapi perubahan tersebut. Sehubungan ini, pihak pengurusan sentiasa bersedia, menyesuaikan keadaan serta mampu menggunakan intuisi dalaman sanubarinya bagi menangani keadaan tidak menentu yang muktakhir.
Pihak pengurusan juga semestinya peka dengan segala pengaruh yang akan dihadapi di dalam dan di luar organisasinya. Selari dengan saranan yang dikemukakan oleh Thomson (1990) berkaitan dengan analisis, membuat pilihan, dan perlaksanaan, Kurpuis, Burello, dan Rozecki (1990) telah mencadangkan satu proses perancangan strategik.Pengurusan strategik memerlukan kita untuk membuat perencanaan bagi menentukan matlamat (terutama, jangka panjang), menggariskan kaedah-kaedah dan tindakan-tindakan untuk mencapai matlamat tersebut. Strategi diperlukan sebagai penggabungan dan penyepaduan pelbagai sumber yang dimiliki untuk menghadapi persekitaran dengan sebaik-baiknya. Perencanaan juga disebut sebagai jambatan antara masa kini dengan masa depan.

VISI

Visi yang hendaklah digubal semistinya ringkas, padat, tepat dan menarik. Ini bagi memmudahkan ahli organisasi untuk mengingatinya. Ia juga misti menjurus kepada sesuatu, menarik minat mereka. Perkara yang penting ianya mistilah tidak melibihi dari 25 patah perkataan agar mudah dihafal.

Wawasan yg baik mesti menjawab persoalan APA, UNTUK SIAPA dan BILA ,APA membawa maksud apa yg ingin dicapai oleh org dlm satu tempoh tertentu. UNTUK SIAPA menentukan siapa yg bakal menerima kesan drp wawasan yg dipilih. BILA menentukan tarikh sesuai untuk mencapai wawasan tersebut.
Contoh wawasan
. MALAYSIA MENJADI NEGARA MAJU SEPENUHNYA MENJELANG 2020
. MALAYSIA – menjawab persoalan UNTUK SIAPA
. NEGARA MAJU SEPENUHNYA – menjawab persoalan APA
. 2020 – menjawab persoalan BILA
UKM bertekad menjadi Universiti terkehadapan yang mendahului langkah masyarakat dan zamannya bagi membentuk masyarakat dimanis, berilmu dan berakhlak mulia.
3. Membudayakan wawasan tersebut Supaya menjadi idola atau sebutan kpd semua warga org Semua warga perlu memahami dan mendokong wawasan yg telah dibentuk
Cara yg boleh diamalkan dgn menyatakannya dlm buku panduan.
Penting dibudayakan:
Dapat dijawai oleh semua warga organisasi.Mengelakkan ditukar ganti apabila berlaku perubahan dlm tampok pengurusan atasan.

Adalah penting di dalam sebuah organisasi bagi semua ahlinya dapat berkongsi segala visi pandangan masa hadapan yang dibayangkan sebagai munasabah oleh pihak pengurusan. Syarat kepemimpinan ini akan dapat membimbing ahli di dalam satu organisasi itu bergerak sealiran dengan bayangan visi yang diilhamkan oleh ketua eksekutif organisasi tersebut. Suasana perkongsian idea dan ilham bayangan masa hadapan organisasi ini akan dapat membentukkan kesalingan harapan dan rasa tanggungjawab bagi semua yang mempunyai kepentingan di dalam organisasi tersebut.
Penglibatan perkongsian idea dan ilham masa hadapan di setiap lapis keahlian di dalam organisasi sangat penting. Setiap ahli wajar dididik tentang budaya yang terdapat di dalam organisasi tersebut serta budaya kerja yang diilhamkan bagi menjamin prestasi yang ulung yang akan dicapai oleh organisasi. Ciri ini mustahak bagi menjamin daya kreativiti akan sentiasa wujud dan berkembang di kalangan keahlian tujuan mencari cara paling baik bagi memajukan prestasi organisasi.

Misi Organisasi

Mempunyai hubungan rapat dgn wawasan.Menjawab soalan BAGAIMANA.Bagaimana dimaksudkan dgn bagaimana sesebuah org boleh mencapai wawasannya.
Contoh:
Wawasan UKM:
UKM bertekad menjadi Universiti terkehadapan yang mendahului langkah masyarakat dan zamannya bagi membentuk masyarakat dimanis, berilmu dan berakhlak mulia

Misi:
Menjawab persoalan bagaimana UKM ………………………………………………………………… dan berakhlak mulia.

Untuk menjawab persoalan tersebut, warga UKM akan berusaha:
a) memastikan pencapaian kurikulum sentiasa cemerlang
b) melibatkan semua pelajar dalam aktiviti ko-kurikulum
c) memupuk sahsiah dan nilai murni dijiwa seluruh pelajar
d) Melaksanakan sistem pengurusan dan
pentadbiran yang telus
e) Mewujudkan persekitaran yang kondusif

Prinsip asas penjanaan misi yang baik.

1. Jelas tentang wawasan organisasi
2. Memusatkan kpd kepuasan dan kehendak pelanggan iaitu pelajar, ibu bapa, guru, staf sokongan, masyarakat, Kementerian Pendidikan Tinggi
3. Untuk tempoh yang panjang.
4. Memahami fungsi kewujudan universiti atau organisasi di mana setiap warga universiti arif ttg fungsi kenapa universiti ataupun organisasi berkenaan diwujudkan
5. Ia boleh berubah mengikut masa. Ini berbeza dgn wawasan yg kekal sehingga ke suatu tempoh masa yg dinyatakan.

Ciri2 misi yg baik.

1. Misi boleh dinyatakan dlm bentuk ayat yg panjang dlm satu perenggan shj.
2. Kebiasaannya, misi dinyatakan dlm bentuk point form supaya mudah diingat oleh semua warga org atau universiti
3. Ia merupakan jawapan kpd soalan ‘bagaimana’ untuk mencapai wawasan.
4. Misi selalunya ditulis dgn ringkas, padat, jelas dan tidak lebih 25 patah perkataan
5. Ia mesti dibudayakan, iaitu dikongsi bersama oleh semua warga org.
- Sebaik mungkin, wawasan & misi ditampal di dinding2 supaya ia sentiasa nampak & jelas kpd semua.
- Boleh ditempatkan pd buku panduan utk memudahkan pelajar menjiwai hasrat org tersebut
6. Pengurusan atasan memainkan peranan & komited untuk merealisasikan wawasan.

Matlamat strategik organisasi.

1.Pelan tidankan jangka pendek yg dirancang untuk capai misi org

2.Bg membina matlamat strategik yg baik, 2 perkara perlu diambilkira:
. Apa yg ingin dilakukan
. Bila tempoh masa melaksanakannya.

Ciri2 matlamat strategik.

1. m.s akan menyatakan apa yg ingin dilakukan untuk mencapai misi yg telah dinyatakan
2. m. s punyai ruang masa yg panjang untuk melaksanakannya jika dibandingkan dgn objektif khusus
3. M.s yg dibina mesti mengambilkira analisis yg dijalankan melalui analisis SWOT (KLAP)
4. Dipersetujui oleh semua yg terlibat.

SWOT (KLAP)
Strength (S)
Weaknessess (W)
Opportunities (O)
Threats (T)
Atau
Kekuatan (K)
Kelemahan (L)
Ancaman (A)
Peluang (P)

Contoh.

Misi: memastikan pencapaian kurikulum
sentiasa cemerlang

Matlamat strategik:

i) Memastikan pensyarah mempunayi kemahiran pengajaran & pembelajaran yg mencukupi
ii.) Memantau proses pengajaran & pembelajaran bg memastikan ia berkualiti di sepanjang masa

iii) Berusaha melengkapkan prasarana universiti supaya kondusif untuk pembelajaran

iv) Menggalakkan penyertaan stakeholers dalam penyemakan kurikulum


Dengan kata lain misi dan matlamat organisasi ialah : Misi organisasi mestilah jelas. Missi merupakan satu kehendak ideal yang boleh dicapai oleh organisasi dengan mengambil kira segala ilham serta budaya kerja yang dikongsi bersama semua ahli bagi memastikan produktiviti yang membena. Missi tercapai hasil daripada pembentukkan visi yang diterima secara jelas oleh para perancang strategik di dalam sesuatu organisasi. Missi yang dibentuk mesti dapat memberi haluan kehadapan yang luas bagi organisasi supaya segala elemen yang perlu boleh disalurkan ke arah matlamat yang mahu dicapai oleh organisasi.
Sebagai contoh, bagi sebuah organisasi universiti, keinginannya adalah menjadi sebuah pusat pembelajaran dan penyelidikan yang ulung. Di samping itu, instituisi universiti ini juga bukan sahaja mahu menjadi pusat penyelidikan bahkan sebagai sebuah pusat kecemerlangan yang mempunyai fokus kepada beberapa bidang kecemerlangan. Pembentukkan misi mengakibatkan para perancang strategik mengambil peranan yang proaktif dan tidak passif atau reaktif. Apabila missi yang luas sudah dapat dipersetujui, maka pencarian bagi mewajarkan matlamat organisasi akan menjadi lebih mudah. Matlamat merupakan titik peralihan diantara visi dan misi yang luas pada satu penghujung dengan tujuan organisasi yang lebih berfokus serta terperinci pada satu penghujung.

Matlamat melibatkan keupayaan organisasi merancang segala elemen penting yang boleh memberinya suatu pemilihan untuk bergerak ke arah tujuan sebenar teras aktiviti perniagaan organisasi. Perancangan akan hanya dapat diperolehi seandainya satu analisis yang terperinci dilakukan ke atas tiga elemen yang boleh mempengaruhi pemilihan yang strategik untuk mencapai tujuan yang diidamkan.

Pada hakikatnya, pemilihan strategik memberi peluang kepada pihak pengurusan menjamin bahawa tujuan organisasi akan tercapai hasil daripada pilihan strategi perancangan yang baik. Pemilihan strategi dapat dimulakan dengan kesedaran akan wujudnya pelbagai cabaran ancaman yang sedia ada dan yang mendatang di alam persekitaran dimana organisasi itu beroperasi.
Sehubungan ini, pengurusan wajar dapat mengenalpasti empat elemen penting tunggak analisis dalam usaha membuat pemilihan strategik seperti berikut 1) Kekuatan 2) Kelemahan 3) Peluang 4) Ancaman yang wujud berkaitan dengan organisasinya. Elemen persekitaran luaran, industri dan dalaman perlu diteliti secara terperinci oleh pengurusan bagi mengenalpasti empat tunggak analisis yang akan mempengaruhi pemilihan yang paling strategik bagi menghasilkan tujuan organisasi yang diidamkan.
Setiap organisasi mahukan pencapaian yang cemerlang menggabungkan kedua-dua kuantiti dan kualiti. Di samping idaman ini, budaya kejayaan dan kepekaan terhadap etika kerja yang murni perlu juga disanjungi. Bagi mencapai kecemerlangan tadi, sudah tentunya organisasi mesti mencari satu tempat yang istimewa dalam alam persekitaran teras perniagaannya agar mampu bersaing dengan organisasi lain yang juga menawarkan produk yang serupa.
Dalam alam mencari pemilihan strategik, organisasi mesti mampu mengenalpasti produk yang istimewa itu bagi memastikan keupayaan persaingannya dengan organisasi pesaing yang lain. Elemen luaran yang boleh mempengaruhi pemilihan strategik lebih menumpu kepada peluang yang boleh diambil oleh pengurusan bagi menjamin kesinambungan kewujudan organisasinya dalam pasaran. Di samping itu juga, pengurusan tidak boleh lepa dengan ancaman yang muncul dalam pasaran akibat dari kegiatan pesaing lain. Ancaman ini boleh mengambil pelbagai rupa seperti cara pemasaran, pasaran yang baru, produk yang baru, penghargaan produk yang lebih menarik bagi pengguna, kos pengeluaran yang berkurangan dan sebagainya.
Bagi menjamin persaingan dalam pasaran dengan pesaing yang lain, pengurusan mesti faham akan kekuatan dan kelemahan organisasi yang sedia ada baik di dalam mahu pun di luar organisasi. Kelemahan yang boleh menggugat keupayaan organisasi bagi menjamin produknya laku di dalam pasaran mesti dikenalpasti dan tindakan diambil bagi memulihkannya secara segera. Perimbangan kekuatan organisasi tidak dapat disangkal sebagai penting kerana kekuatan yang ada mesti dipelihara dan dibangunkan.
Kaunselor boleh memainkan peranan yang penting bagi mengenalpasti kelemahan dan kekuatan yang wujud di dalam organisasinya. Contohnya di alam persekolahan, hasil dari analisis keperluan suasana alam akademik persekolahan dan juga keiltizaman para pengajarnya, kekuatan dan kelemahan berkaitan potensi prestasi sekolah boleh dijangka. Gunakan maklomat ini bagi membuat perancangan dan pemilihan strategik supaya dapat meningkatkan keupayaan sekolah ke arah satu budaya kerja dan prestasi yang lebih baik. Tujuan merupakan satu hasil yang hendak dicapai setelah matlamat terhasil. Tujuan adalah lebih spesifik serta lebih terfokus berbanding matlamat. Bagi menghasilkan kehendak yang terfokus ini akan memerlukan suatu pembentukan dasar yang dapat meyakinkan strategi yang terancang ke arah kejayaan. Strategi dan Pelan Tindakan. Perancangan strategi melibatkan empat faktor utama yang perlu diberi perhatian. Empat faktor penting dalah 1) pengurusan pemasaran; 2) pengurusan sumber manusia; 3) pengurusan kewangan; dan 4) pengurusan maklomat (Thomson, 1990). Bagi mana-mana organisasi yang menuju ke arah tujuan berfokus, perancangan strategiknya tidak dapat ketepikan. Perancangan strategik yang melibatkan empat faktor tadi memberi satu nadi terarah bagi memastikan keyakinan akan tercapainya tujuan yang diidamkan.

Pengurusan Secara Objektif. Di dalam parameter perancangan strategik, ada juga penerapan pengurusan secara berobjektif bagi menentukan supaya tugas kecil dapat diselenggarakan secara effisien. Perancangan strategik secara keseluruhan penting, namun kejayaan menghasilkan tugas kecil merupakan kunci dalam perlaksanaan yang licin dan optima sesuatu perlaksanaan projek. Perlaksanaan tugas-tugas kecil ini tidak akan berjaya tanpa kerja secara kolaboratif dan wujud satu pembentukan kerja berpasukan.

Ganjaran tetap merupakan satu daya motivasi dalam perlaksanaan tugas. Kesedaran akan menjayakan projek dan pentingnya bagi meningkatkan integriti fakulti sebagai satu pusat yang boleh maju ke hadapan dalam bidang pendidikan negara juga merangsang kegigihan personnel. Di samping itu, keterampilan personnel juga meningkat hasil keperluan persediaan modul pengajaran yang mencabar.
Tugas kecil juga melibatkan usaha pengurusan kewangan yang rapi kerana setiap pergerakkan aliran wang tunai mesti dikawal bagi memastikan kos tetap dan kos berulang adalah dalam kawalseliaan yang munasabah. Pengaliran masuk kewangan sebagai sumber menjana pendapatan